Gestion des achats et des fournisseurs

Déclaration d’entreprise de Sage Products pour soutenir les petits programmes commerciaux

Sage Products reconnait sa responsabilité dans l’aide au développement et au recours aux petits et divers fournisseurs de biens et services. Conforme à ses obligations légales et éthiques envers tous les fournisseurs, la Société s’efforcera de rechercher les petites et diverses entreprises capables de fournir les matériaux et services dont la Société a besoin et proposera un maximum d’opportunités concrètes aux petites et diverses entreprises afin qu’elles deviennent des Fournisseurs actifs pour Sage Products.

Conditions générales de Ventes Télécharger (PDF)

1. Nonobstant toute négociation antérieure entre les parties, ce bon de commande est une proposition d’achat de marchandises, services ou les deux, qui sont indiqués au dos de cette page. En acceptant le bon de commande par écrit ou en livrant la marchandise commandée ou en réalisant le service demandé, le Vendeur accepte les Conditions Générales de Ventes énoncées ici. Par les présentes, il est donc fait une objection formelle à toute condition complémentaire et différente que le Vendeur pourrait proposer lors de son acceptation. Aucune modification, changement ou révision de cette commande ne sera considérée valide sauf sur notification écrite et signée par une personne dûment autorisée représentant l’Acheteur. Toute marchandise livrée ou service réalisé doit l’être en accord total avec les spécifications de l’Acheteur, ses dessins ou échantillons approuvés, s’il y a lieu, et les Conditions Générales énoncées ici. Tous les biens sont soumis à une inspection finale à l’arrivée à destination, nonobstant les paiements antérieurs ou une inspection à la source. L’Acheteur, sans limite de ses autres droits, peut rejeter tout produit contenant des matériaux ou fabrication défectueuse ou qui n’est pas conforme aux spécifications dessins ou échantillons approuvés de l’Acheteur, s’il y a lieu, ou s’il n’est pas conforme à la commande. De plus, l’Acheteur sans limite de ses autres droits, peut rejeter tout service qui n’est pas conforme aux spécifications de l’Acheteur ou qui est réputé non-satisfaisant. L’accusé de réception sur les bordereaux de livraison ou les lettres de transport ne constituent pas une acceptation. La propriété de tous les produits rejetés passera du Vendeur à l’Acheteur dès la notification par écrit du rejet de tels biens détenus par l’Acheteur après qu’une telle notification ait été aux risques du Vendeur.
2. Résiliation. L’Acheteur se réserve le droit d’annuler le Bon de Commande, en totalité ou en partie, à tout moment, même si le Vendeur n’est pas en défaut, en notifiant le Vendeur par écrit. Dans le cas d’une telle annulation, l’Acheteur paiera tous les biens et services livrés et terminés, et un accord équitable devra être atteint pour couvrir les coûts supportés par le Vendeur des biens et matériaux encore en traitement, en ne dépassant pas la quantité cumulée convenue et/ou le prix mentionné sur le Bon de Commande. A réception de tout avis d’annulation par écrit, le Vendeur devra, sauf s’il lui est demandé différemment, arrêter tout travail en cours et annuler immédiatement toutes ses commandes de sous-traitance données ou faite selon les termes de ce Bon de Commande. L’exercice par l’Acheteur de droits d’annulation réservés dans ce paragraphe n’engagera aucune responsabilité de la part de l’Acheter sauf si mentionné dans ce paragraphe, et ne constituera pas une renonciation aux dommages et intérêts, auxquels l’Acheteur pourrait autrement avoir droit.
3. Unique recours du Vendeur. Nonobstant toute violation de ce Bon de Commande par l’Acheteur, il est expressément convenu que le recours du Vendeur et la responsabilité de l’Acheteur (qu’il s’agisse d’une commande spéciale de produits ou de tout autre produit et service) comme énoncé dans la section 2 représente l’unique et exclusive recours du Vendeur selon les conditions de ce Bon de Commande.
4. Modifications. Le Vendeur peut à tout moment, par communication écrite, apporter des modifications aux dessins, conceptions et spécifications, aux instructions d’expédition, aux quantités et planning de livraison. Si cette modification devait augmenter ou réduire le coût ou le temps nécessaire à la réalisation de la Commande, un ajustement équitable du prix et/ou du planning de livraison devra être fait. Toutes les demandes d’ajustement de la part du Vendeur doivent être faites dans les 30 jours qui suivent la demande de modification ou dans le délai supplémentaire qui aura pu être accordé par l’Acheteur. Rien dans cette clause ne soustrait le Vendeur de procéder sans délai à l’exécution de la commande, telle qu’elle a été modifiée.
5. Transport. Sauf mention contraire notée sur le recto de cette Commande, les biens sont vendus FAB au point d’expédition, et frais de port. Lorsque le recto de la commande comporte des indications concernant la vente FAB au point d’expédition des biens, les coûts du transport doivent être prépayés par le Vendeur. Aucune prime de transport, assurance ou évaluation des coûts ne sera autorisé sauf si spécifiquement autorisé. Aucune charge supplémentaire de toute sorte, y compris les charges d’emballage ou de palettes ne sera autorisée sauf acceptation spécifique par écrit de l’Acheteur. Une liste complète de colisage doit être incluse lors de tout envoi et doit indiquer ce Numéro de Commande et le Numéro de stock chez Sage. Le Vendeur doit identifier les containers ou les emballages avec les informations nécessaires de facturation, charge et d’expédition, y compris le Numéro du Bon de Commande, le Numéro de Stock de Sage, les Dates d’expédition, les noms et adresses des expéditeurs et destinataires. Tous les articles doivent être dûment préparés pour l’expédition afin de garantir une livraison en toute sécurité, obtenir le prix de transport et d’assurance le moins cher, et répondre aux besoins du transporteur. Sauf si l’Acheteur a donné son accord préalable à toute livraison anticipée, tout matériel livré chez l’Acheteur dans le mois calendaire qui précède la date demandée par les présentes, pourra être retournée aux frais du Vendeur.
6. Propriété de l’Acheteur. Sauf convention écrite, tous les outils, équipements, kits de test, moules, schémas, dessins, spécifications ou matériaux de chaque description fournie au Vendeur par l’Acheteur ou spécialement payés par l’Acheteur et tout remplacement, ou tout matériau qui lui est apposé ou attaché, est et restera la propriété personnelle de l’Acheteur. Cette propriété, et dans la mesure du possible, chaque article individuel doit être clairement marqué ou sinon identifié correctement par le Vendeur, comme étant la propriété de l’Acheteur et doit être stocké en toute sécurité séparément et à l’écart des biens du Vendeur. Le Vendeur devra, à la demande de l’Acquéreur, signer les documents sous une forme enregistrable qui permettra d’identifier la propriété de l’Acheteur dans les entrepôts du Vendeur. Le Vendeur ne remplacera aucune propriété pour celle de l’Acheteur et n’utilisera pas une telle propriété sauf lorsqu’il exécutera les commandes de l’Acheteur. Lorsque de tels biens sont sous la garde ou le contrôle du vendeur, ils le seront aux risques du Vendeur, et devront être assurés par le Vendeur, aux frais du Vendeur pour un montant égal aux frais de remplacement, toute perte étant due à l’Acheteur et soumise au retrait par demande écrite de l’Acheteur ; en conséquence, le Vendeur préparera de tels biens pour leur expédition et livrera à nouveau à l’Acheteur dans les mêmes conditions de réception du Vendeur, avec une usure normale acceptée, le tout aux frais du Vendeur. A la demande de l’Acheteur, le Vendeur accepte de fournir à l’Acheteur une Attestation d’assurance indiquant la protection accordée et le nom de l’Acheteur, le nom de la Compagnie d’Assurance, le type de contrat, le numéro de police, la date d’entrée en vigueur, et la date d’expiration.
7. Garantie. Le Vendeur garantie que tous les articles livrés en réponse à la commande sont conformes aux spécifications de l’Acheteur, dessins et échantillons validés, le cas échéant, qu’ils seront dépourvus de défaut de matériau ou de vice de fabrication.
8. Défaillance. En cas de non-respect du Vendeur aux présentes Conditions Générales, l’Acheteur pour résilier cette Commande en totalité ou en partie, et pourra considérer cette non-conformité comme une rupture de contrat. En cas d’une telle violation, l’Acheteur se réserve expressément le droit d’exercer les recours disponibles accordés par la loi, et une telle action de l’Acheteur ne constituera pas une renonciation de ses droits à un tel recours. L’Acheteur pourra annuler cette commande en totalité ou en partie par fax ou par avis électronique, dans le cas où une instance est introduite par ou contre une des parties pour faillite ou insolvabilité selon les termes de la Loi sur la faillite ou dans le cas de cession au bénéfice des créanciers.
9. Utilisation des concepts et/ou informations confidentielles. Le Vendeur accepte de conserver la confidentialité des caractéristiques de tous les équipements, outils, instruments de mesure, plans, dessins, modèles, spécifications, données d’ingénierie ou toute autre information technique ou exclusive fournie par l’Acheteur et n’utilisera de telles informations que dans la production des articles stipulés au Bon de Commande ou tout autre Commande de l’Acheteur, et non autrement, à moins que le consentement éclairé préalable de l’Acheteur n’ait été obtenu. Le Vendeur reconnait et accepte que la fourniture de tels articles par l’Acheteur ne confère au Vendeur aucun droit de propriété sur ces articles et que l’Acheteur garde la pleine propriété de tels droits et titres de ces articles. Si l’Acheteur le demande, le Vendeur pourra retourner tous les articles à l’Acheteur tel qu’indiqué ou approuvé par l’Acheteur.
10. Conformité avec les lois applicables. En acceptant cette commande, le Vendeur est réputé présenter que tous les produits et services devant être fournis ci-après seront fabriqués, étiquetés et/ou fournis par le Vendeur conformément à toutes les lois, règles et réglementations fédérales, d’états ou locales applicables, incluant, mais s’en se limiter le Walsh-Healy Act, le Fair Labor Standard Act (loi fédérale sur les normes d’emploi équitables), le Fair Labor Standard Act (loi sur la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelle) de 1970, les dispositions sur l’égalité d’accès à l’emploi, et le Federal Food & Drug & Cosmetic Act (loi américaine sur les médicaments et les cosmétiques). Le Vendeur accepte en outre de protéger, d’indemniser et de tenir indemne l’Acheteur de tout dommage revendiqué ou évalué contre l’Acheteur, du fait de l’inobservation par le Vendeur des lois, réglementations et normes énoncées par les présentes.
11. Brevets : Le Vendeur représente et garantit que l’achat, la vente ou l’utilisation des produits livrés suite à cette commande ne violent aucun brevet américain ou étranger et accepte de défendre et indemniser l’Acheteur contre de telles réclamations ou responsabilités. Le Vendeur assume toute la responsabilité pour tout dommage ou blessure causée par ou aux salariés du vendeur alors qu’ils exécutaient la commande.
12. Missions et sous-traitance : Ni ce bon de commande ni aucun intérêt des présentes ou demande ne peut être cédé par le Vendeur volontairement ou sous l’effet de la loi ; tout ou partie du travail réalisé dans le cadre de ce Bon de Commande ne pourra faire l’objet d’aucun contrat de sous-traitance par le Vendeur sans le consentement écrit au préalable de l’Acheteur. Aucune acceptation ne peut libérer le Vendeur de ses obligations de se conformer entièrement aux exigences des présentes.
13. Prix : Le Vendeur garantit que le prix des articles énoncés dans ce Bon de Commande ne dépasse celui facturé par le Vendeur à tout autre client achetant les mêmes ou sensiblement similaires articles en quantités équivalentes ou moindres.
14. Nouveaux matériaux : Sauf si mentionné différemment dans ce Bon de Commande, tous les articles, pièces et composants, doivent être neufs et non-utilisés ou reconditionnés et ni anciens ou ni détériorés que cela pourrait nuire à leur utilité ou sécurité.
15. Conditions générales : (A) Le délai de livraison est une condition essentielle pour tous les articles mentionnés dans les présentes. (B) Force Majeure : L’Acheteur aura le droit d’annuler la réalisation des services ou l’expédition des produits, objets de cette Commande, en cas de force majeure, ou d’ennemis public, d’actes du gouvernement entrant dans son champ de compétence sur le Vendeur soit dans sa souveraineté ou capacité contractuelle, incendies, inondations, épidémies, mise en quarantaine, embargos sur les marchandises et conditions climatiques exceptionnelles. (C) Le Vendeur ne devra pas, sans avoir obtenu le consentement écrit de l’Acheteur, diffuser le fait que le Vendeur a fourni ou a contracté pour fournir à l’Acheteur les articles couverts par les présentes, ni, et sauf si avec le consentement écrit au préalable de l’Acheteur et lorsque cela est nécessaire pour la réalisation de cette commande, le Vendeur ne devra divulguer à aucune partie tierce les dessins, spécifications ou tout autre détail en relation avec cette Commande. (D) Si une procédure menée au niveau fédéral ou de l’état pour le soulagement des débiteurs est engagée par ou contre le Vendeur, ou si le Vendeur fait une cession en faveur de créanciers, ou si un syndic, un séquestre, un liquidateur ou un conservateur est nommé pour le Vendeur ou pour tout ou partie des biens du Vendeur pour raison d’insolvabilité ou de faillite du Vendeur, comme défini dans la loi américaine sur les faillites et amendements, l’Acheteur pourra résilier le droit du Vendeur à poursuivre la réalisation de la commande sans autre obligation que celle de l’Acheteur soit obligé de payer tout article livré et accepté avant la survenue de ce qui a été énoncé précédemment. (E) Tous les risques de perte ou de dommage aux articles fournis par ce Bon de Commande doivent suivre le titre des présentes. (F) A chaque fois que le Vendeur aura connaissance qu’un conflit professionnel potentiel ou en cours retarde ou menace de retarder l’exécution en temps opportun de ce Bon de Commande, le Vendeur devra immédiatement en informer l’Acheteur en donnant toutes les informations qui s’appliquent. (G) Le Vendeur fournira les biens et les services dans les limites de dix (10) pourcent de la quantité spécifiée dans la Commande. Toute marchandise expédiée au-delà de cette tolérance devra être retournée au frais du Vendeur sauf si approuvé différemment par écrit par l’Acheteur. (H) Aucune renonciation, altération ou modification de quelque provision que ce soit de cette Commande ne sera contraignante pour l’Acheteur sauf si attestée par une modification de commande ou amendement par écrit signé par un représentant dûment autorisé de l’Acheteur. (I) En cas de variation lors du calcul du prix total du Bon de Commande, le prix unitaire s’appliquera. Toute réclamation en cas d’erreur de facturation devra être soumise dans les 60 jours. (J) La nullité, en tout ou en partie de toute disposition de cette Commande n’affectera pas la validité de toute autre disposition. (K) Ce Bon de Commande est interprété et régi selon les lois de l’Etat de l’Illinois.
16. Préséance. En cas de dispositions incompatibles dans les présentes, elles feront foi par ordre décroissant de préséance : (1) disposition écrite sur le recto de cette Commande
    (2) disposition dactylographiée sur le recto de cette Commande
    (3)La partie imprimée de cette Commande, y compris les Dispositions Générales de ce Bon de Commande et les Dispositions Générales complémentaires de ce Bon de Commande, le cas échéant
    (4) Pièces jointes au Bon de Commande

01/01/12

Introduction à l’Accord Qualité et Evaluation du Fournisseur

L’Accord Qualité et Evaluation du Fournisseur vise à présenter les exigences minimum en matière de qualité pour les produits de Sage Products et est un complément à, mais ne remplace ni ne modifie, d’autres Conditions générales couvertes par les contrats ou documents d’achat, ou exigences en matière de dessins ou spécifications d’ingénierie.

L’objectif de cet Accord Qualité et Evaluation du Fournisseur est de fournir des informations importantes aux sociétés qui fournissent des biens et/ou services à Sage, et constitue un partenariat dans l’accomplissement de la politique Qualité de Sage Products.

Les composants, matières premières, biens finis, étiquetages, emballages, composants pharmaceutiques actifs, excipients pharmaceutiques, services, et accessoires achetés auprès des fournisseurs de Sage Products font partie intégrante à la qualité des produits cosmétiques, dispositifs médicaux, et produits pharmaceutiques fabriqués par Sage Products. Sage Products juge qu’il est important que les points suivants soient communiqués aussi clairement et de la manière la plus complète possible :

• Exigences du système qualité de Sage Products en matière de biens et services livrés
• Vision de Sage Products en matière d’évaluation des fournisseurs
• Attentes de Sage Products concernant les communications en matière de qualité des fournisseurs

Il est attendu que tous les fournisseurs qui approvisionnent Sage Products avec un des matériaux ou services indiqués ci-dessus signent l’Accord Qualité et Evaluation du Fournisseur.

Norme concernant l’Achat et la qualité des fournisseurs – Télécharger (PDF)

1.1 Périmètre

L’objectif de cette Norme est de fournir les informations importantes aux nombreuses sociétés qui fournissent des biens et/ou services à Sage. Celle-ci est rédigée car Sage considère ses fournisseurs comme des partenaires dans l’exécution de sa Politiques Assurance Qualité :

« Nous nous consacrons à fournir des produits et services extraordinaires qui offrent une valeur supérieure à nos clients. »

Cette norme s’applique aux fournisseurs de Sage qui fournisse un des produits suivants :

A) Des matières premières qui intègrent les produits finis de Sage, dont :

• L’emballage
• L’assemblage
• Les impressions

B) Les services qui peuvent avoir un impact sur la qualité des produits C) Les produits finis

1.2 Importance particulière

Cette norme met l’accent sur :

A) L’importance d’un accord entre les deux parties pour définir ensemble les exigences

B) Les attentes sur le fait que les produits et services du fournisseur doivent constamment répondre des exigences définies par l’intermédiaire de la mise en place et de l’exécution d’un système de gestion et de contrôle donnant ainsi lieu à la réalisation régulière des exigences

C) Une culture d’amélioration en continu qui bénéficiera mutuellement au fournisseur et à Sage

D) La nécessité d’une communication ouverte entre Sage et ses fournisseurs

1.3 Contenu

Cette Norme contient :

A) La description des exigences qualité de base pour une relation réussie fournisseur/client

B) Les recommandations clés pour atteindre ces exigences de qualité

En complément des efforts sur la qualité, Sage attend de ses fournisseurs qu’ils proposent des prix compétitifs, des livraisons ponctuelles et un service exceptionnel.

2.0 Environnement réglementaire de Sage

Les fabricants de dispositifs médicaux ainsi que les sociétés pharmaceutiques telles que Sage sont contraints de suivre beaucoup de normes et réglementations touchant à la qualité. Les réglementations suivies par Sage comprennent mais ne se limitent pas aux BPF en matière de fabrication, de procédé, de conditionnement, ou la détention de médicaments et de produits pharmaceutiques finis, la réglementation concernant le Système Qualité pour les dispositifs médicaux, et les dossiers électroniques ; les signatures électroniques comme décrites par la FDA, la MHRA, et le Ministère de la Santé Canadien.

2.1 Divulgation des produits contenant des dérivés animaliers

Les fournisseurs doivent identifier si, le cas échéant, les composants entrant dans la fabrication des produits de Sage contiennent des produits contenant des dérivés animaliers. Il sera demandé aux fournisseurs de certifier l’information par écrit auprès de Sage.

3.0 Concepts du Système d’Assurance Qualité

Sage exige que nos fournisseurs établissent et gèrent un système d’assurance qualité approprié au produit spécifique devant être fabriqué, qui garantisse que les utilisateurs des produits de Sage, praticiens et patients, reçoivent et utilisent des produits médicaux et des médicaments surs, efficace et fiables.

Nous souhaitons que ce document complète ou sinon clarifie les accords contractuels qui existent entre Sage et nos fournisseurs. Il est aussi conçu pour aider Sage à travailler avec des partenaires expérimentés dans notre chaine d’approvisionnement afin de nous permettre de répondre aux obligations de sécurité, de qualité, et de fiabilité.

3.1 Responsabilité des fournisseurs envers leur qualité

Sage considère ses fournisseurs comme une extension de ses propres procédés. Nous souhaitons établir un partenariat avec des fournisseurs qui considèrent Sage comme un prolongement réel de leurs propres procédés. Les fournisseurs doivent garantir que leurs produits ou services sont conformes avec toutes les exigences communément convenus de Sage. Les fournisseurs sont pleinement responsables de la valeur des produits et services qu’ils fournissent ainsi que de toute valeur ajoutée significative dans les processus de fabrication de Sage.

3.2 Responsabilité des fournisseurs pour leurs sous-traitants

Sage considère ses fournisseurs comme seuls responsables des activités de qualité de leurs propres fournisseurs. Normalement, Sage ne réalisera pas d’étude ou d’audit de ces sources, puisque nous considérons qu’il est de la responsabilité de nos fournisseurs de réaliser de telles analyses. Si nécessaire, Sage pourra demander les données étayant ces évaluations.

3.3 Point de certification

La certification des articles signifie que Sage utilisera ces points sans futurs contrôles de routine. L’éligibilité pour être classé comme Point certifié comprend les critères suivants :

A) Les exigences en matière de système d’assurance qualité applicable pour ce point sont en place

B) Un historique acceptable en matière de système d’assurance qualité a été mis en place pour ce point spécifiquement ou cette marchandise

C) L’équivalence entre les méthodes d’analyse et de tests du fournisseur et celles de Sage est établie

D) Une connaissance détaillée et une validation des processus de fabrication du fournisseur ont été établies

E) Documentation précise en matière de certification

Les points certifiés peuvent être déclassés en cas de non-respect des exigences de certification ou si Sage reçoit un produit non-conforme.

3.4 Fournisseurs approuvés

Sage n’achètera des matériaux, pièces, assemblages, supports imprimés, certains services et équipements, et des produits finis uniquement de fournisseurs validés par Sage. Les fournisseurs validés sont ceux qui auront démontré leur capacité à pouvoir répondre en permanence à nos exigences, ces dernières étant spécifiques à chaque site de fabrication du fabriquant.

3.5 Reconnaissance du fournisseur

Sage reconnaitra formellement ses fournisseurs qui montreront leur engagement en répondant à nos critères de performance des fournisseurs, évalués selon les critères suivants :

A) La qualité des produits et des matériaux fournis
B) Performance en matière de livraison
C) Performance du service

4.0 Recommandations du système d’assurance qualité

Nous voulons que nos fournisseurs aient mis en place un système d’Assurance Qualité. Toutefois, la manière dont celui-ci est mis en place dépend uniquement de votre Société et du type de composants livrés à Sage. Vous trouverez ci-dessous une liste des exigences minimum en matière de système d’Assurance Qualité, que nous utilisons comme recommandations lors de nos évaluations du produit ou des procédés de nos fournisseurs. Votre société reste le meilleur juge pour définir la manière de développer un système d’Assurance Qualité correspondant à vos produits.

4.1 Politique Qualité

L’encadrement disposant des fonctions et responsabilité de direction doit définir la politique et les objectifs des fournisseurs en matière d’engagement et de qualité. L’encadrement disposant des fonctions et responsabilité de direction doit garantir que la politique d’assurance qualité est comprise, mise en place et gérée à tous les niveaux de la société.

4.2 Gestion de la Qualité

Le Directeur exécutif devra nommer un membre de son équipe exécutive qui, quelles que soient ses autres responsabilités, sera le représentant désigné de la direction du fournisseur en matière d’assurance qualité. Ce représentant désigné aura la responsabilité générale de garantir que le système d’assurance qualité est effectivement défini et géré. Cette personne doit pouvoir être contactée par un représentant de Sage dès lors qu’un problème sur la qualité du produit survient.

4.3 Manuel Qualité

Le cas échéant et en fonction de la taille de la Société, le fournisseur devra documenter la manière dont le système d’assurance qualité a été établi et décrire comment les fonctions du système d’assurance qualité dans un Manuel de la Qualité.

4.4 Plan pour la Qualité

Il est nécessaire de définir et de gérer un plan sur la manière dont les exigences spécifiques, y compris les exigences en matière de qualité seront respectées. Ce plan inclura les pratiques, les ressources et les activités pertinentes et appropriées s’appliquant au produit en cours de fabrication pour Sage.

4.5 Procédures liées au système qualité

Le fournisseur doit posséder des procédures et des instructions documentées pour mettre en place efficacement le système d’assurance qualité et accompagner le plan sur la qualité.

4.6 Inspections et Tests

Le fournisseur est responsable de la tenue de toutes les inspections et tests appropriés permettant de conclure que le produit fabriqué prou Sage répond à toutes les exigences spécifiées et les attributs en matière de qualité. Ces inspections et tests doivent être inclus dans le plan pour la qualité.

4.7 Formation du personnel

Le fournisseur est responsable du maintien du personnel en nombre suffisant et disposant du niveau d’études, des antécédents, de la formation et de l’expérience nécessaires pour garantir que le système d’assurance qualité défini et le plan pour la qualité sont correctement mis en place. Le personnel doit être correctement formé pour pouvoir réaliser les responsabilités qui leur ont été données conformément au plan de formation établi. La formation devra être documentée.

4.8 Audit interne

Les audits internes doivent être réalisés pour garantir que le système d’assurance qualité défini est contrôlé et que le plan pour la qualité est respecté. L’encadrement disposant des fonctions et responsabilité de direction est responsable de la mise en place en temps opportuns d’actions correctrices permettant de résoudre les écarts identifiés au cours des audits internes.

4.9 Audits de Sage

Afin de garantir l’efficacité du système d’assurance qualité du fournisseur à fournir des produits conformes, Sage pourra demander aux représentants de réaliser des audits qualité dans les locaux du fournisseur. Les membres de la direction du fournisseur doivent assister à de tels audits et garantir que des actions correctrices rapides sont prises pour résoudre tout écart identifié.

4.10 Exigences en matière de spécifications produits

Le fournisseur est responsable du traitement de tout cahier des charges incomplet, ambigu, ou contradictoire reçu de la part de Sage avant de débuter ses opérations de production.

4.11 Modifications des Procédés / Produits

Afin de permettre à Sage de déterminer si toute proposition de modification du/des produit(s) aura des conséquences sur sa sécurité et/ou efficacité d’un de ces produits, le fournisseur accepte d’informer Sage par écrit 90 jours avant la mise en place de la modification sur un ou plusieurs des aspects suivants du/des produit(s) :

A) Composition de toute matière première
B) Source de toute matière première
C) Méthode de production, de traitement ou de test
D) Modification des sous-traitants pour la production, le traitement ou les tests
E) Site de fabrication

4.12 Protocole pour les procédés

Il est attendu que les fournisseurs aident dans ses objectifs pour atteindre le zéro défaut. L’utilisation de la Maîtrise statistique des procédés (MSP) est la méthode reconnue pour atteindre la maîtrise des procédés et est une pratique qui aide à la fabrication réussie des produits qui sont conformes aux exigences. Sage estime que la stratégie du MSP est applicable à la plupart des procédés de fabrication.

5.0 Pratiques commerciales

5.1 Informations confidentielles

Les fournisseurs ne divulgueront pas ou n’utiliseront pas d’informations confidentielles obtenues par Sage en aucune manière non liées directement aux activités commerciales de Sage. Lorsqu’il s’avère nécessaire de discuter de sujets confidentiels, un formulaire d’Accord Mutuel de Confidentialité sera conclu entre Sage et le fournisseur avant l’échange d’information.

5.2 Environnement

Les décisions de la Société impliquant l’utilisation d’énergie et de matériaux doivent toutes être analysées par rapport à leur impact sur l’environnement. Chez Sage, nous savons qu’être un membre responsable de la communauté suppose savoir reconnaître notre impact sur l’environnement et savoir adopter des pratiques environnementales durables. Nous nous engageons à pratiquer une bonne intendance de l’environnement et au développement en continu de nouvelles initiatives vertes. Les fournisseurs de Sage doivent avoir une conscience écologique et démontrer une amélioration continue concernant :

A) Teneur en matériaux et produits fournis à Sage
B) Contribution à l’environnement en utilisant moins d’énergie et générant moins de pollution
C) Travaillant avec Sage afin d’identifier les techniques potentielles de réduction des déchets dans nos produits et procédés actuels et futurs.

5.3 Diversité des fournisseurs

Chez Sage, nous croyons en la création d’opportunités pour mener chacun à la réussite, que ce soit dans nos produits, dans nos lieux de travail et parmi nos fournisseurs. Dans le cadre de cet objectif, nous nous engageons dans la diversité de nos fournisseurs, ce qui inclut rechercher des minorités certifiées, des femmes, des anciens combattants handicapés, ainsi que des entreprises appartenant à des vétérans ; des petites entreprises défavorisées, et des centres d’affaires à visée commerciale à partir desquels acheter des produits et services de qualité et à des prix concurrentiels.

6.0 Politique d’achat

Les informations suivantes sont fournies afin d‘aider les fournisseurs dans la compréhension de certaines procédures politiques et pratiques de Sage, qui ont été établies pour favoriser la continuité dans nos relations avec nos fournisseurs / clients. Ce bref aperçu est destiné à donner une vision générale et non exhaustive. Notre personnel en charge des achats pourra fournir des détails complémentaires, si nécessaire.

6.1 Rendez-vous commerciaux

Notre objectif est de fournir un environnement qui facilite une gestion productive du temps pour les collaborateurs de Sage et les fournisseurs potentiels. En conséquence, la politique de la société est de ne pas rencontrer de commerciaux sans qu’un rendez-vous préalable n’ait été fixé. Bien que nous ne puissions pas donner les noms et le numéro de postes directs aux personnes réalisant une démarche téléphonique, nous sommes néanmoins heureux de faire suivre des informations pertinentes aux parties concernées pour leur examen ultérieur.

6.2 Heures d’ouverture et Rendez-vous

Nos heures d’ouverture sont de 8h à 16h30 du Lundi au Vendredi. Nous demandons que nos visiteurs signent le registre lors de leur arrivée à l’accueil (dans l’entrée Nord du bâtiment) lorsqu’ils viennent pour un rendez-vous. Notre réceptionniste vous fournira un badge visiteur et contactera la personne que vous souhaitez rencontrer.

6.3 Bons de Commande

Avant l’expédition des marchandises, ou la réalisation de tout service, un bon de commande doit être émis. Les numéros des Bons de Commande doivent apparaître sur toutes les expéditions, bordereaux de livraison, correspondances, et factures. De plus, les numéros individuels des caisses /containers sont requis sur toutes les expéditions de multiples caisses (c.à.d. 1 sur 9, 2 sur 9, etc.). Tous les bons de commandes émis sont des documents « confirmant le contrat ».

6.4 Facturation

Les factures doivent être payées selon les termes énoncés sur le bon de commande, après la réception des marchandises à quai et suite à la libération du produit de la quarantaine par le Service Assurance Qualité. Nous ne pouvons pas effectuer de règlement sans une facture à l’appui indiquant notre numéro de bon de commande. Les escomptes pour paiements rapides sont à partir de la date de réception de la facture ou de la date effective de libération des matériaux, la date la plus tardive étant retenue. Les factures peuvent être adressées par voie postale à l’attention de Accounts Payable (Comptabilité Fournisseurs), 3909 Three Oaks Road, Cary, IL 60013 ou faxées au 815-455-7095.

6.5 Cadeaux et Gratifications

Nous exigeons en permanence des normes de conduite professionnelles et d’éthique les plus élevés. Ainsi, il est interdit aux salariés de Sage d’accepter des cadeaux ou des gratifications de la part des fournisseurs, qui pourraient représentés un conflit d’intérêt.

6.6 Information sur la livraison

Les fournisseurs de Sage sont évalués sur leur capacité à livrer le bon produit au bon moment. En conséquence, il est impératif que nous recevions les expéditions à la date et heure convenues. Les livraisons doivent être faites au 3909 Three Oaks Road, côté Ouest (droit) du bâtiment. Les heures de livraisons sont de 7h à 17h, du lundi au vendredi, exceptés les jours fériés. Toute livraison en dehors de ses plages horaires peut être coordonnée par l’intermédiaire du contact approprié de Sage. Seules les personnes autorisées peuvent recevoir des marchandises au nom de Sage. Sauf stipulation contraire, nous autorisons un dépassement ou une carence maximum de dix pourcent pour chaque expédition individuelle. Toute sur-expédition supérieure à dix pourcent pourra être retournée aux frais du fournisseur. Toutes les expéditions doivent être faites FAB au point d’expédition, et frais de port, sauf si indiqué différemment. La liste des transporteurs validés sera fournie. Tout écart du mode de routage prévu, sans autorisation, qui donnera lieu à des frais de transport supplémentaires sera facturé directement au fournisseur.

6.7 Variations des prix

Sage attend de ses fournisseurs qu’ils s’engagent à travailler avec nous sur le développement de plans stratégiques sur le long terme afin d’offrir des avantages financiers aux deux sociétés. Si nécessaire, toute proposition d’augmentation des prix doit être étayée et présentée par écrit au Service Achats pour étude, au moins soixante (60) jours avant la date effective de la modification. Les propositions d’augmentation de prix motivées par l’augmentation d’un produit spécifique ne s’appliqueront qu’au contenu matériel de l’article fourni et doivent inclure la confirmation que le prix sera réduit lorsque le prix du produit spécifique baissera.

09/01/12